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プライバシーポリシー Privacy policy

第1 趣旨 / Article 1 (Purpose)

このプライバシーポリシーは、国立大学法人京都大学(以下「本学」といいます。)が、京都大学生涯メールサービス(以下「本サービス」といいます。)の運用に当たって、法令及び京都大学における個人情報の保護に関する規程等(以下「規程等」 といいます。)に基づき、利用者の個人情報を保護するために定めるものです。

This privacy policy is provided for Kyoto University(hereinafter "this university")to protect user's personal information based on the regulations concerning personal information protection(hereinafter "regulations") in Kyoto University in managing lifelong email service in Kyoto University(hereinafter "this service".).

第2 定義 / Article 2(Definition)

このプライバシーポリシーにおいて、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによります。

 (1) 利用申込者 本サービスに登録しようとする方をいいます。

 (2) 利用者 本サービスの登録手続が完了した方をいいます。

 (3) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。)、ならびに本サービスの運用上必要のある学生番号、離籍年月、離籍時の所属組織・部局、メールアドレス等、利用者個人を識別できるものをいいます。

The definition of the following in this privacy policy shall be prescribed in the said respective items.

 (1) Applicants for users: The alumni who are going to register this service.

 (2) Users: The alumni who had completed the procedure of registration for this service.

 (3) Personal information: The information of existed person as well as the items to distinguish user by registered data such as User's name, Date of birth and others.(Including the items which enable us to collate with another information easily as well as distinguish the specified individuals by that.), and the items to distinguish users such as students' numbers needed for management, year of leaving, the organization and department in leaving, mail address etc.

第3 個人情報の取得 / Article 3 (Purpose of obtaining personal information)

 1 本学は、利用者が本サービスに登録又はこれを利用する際に、利用者に関する個人情報を取得します。

 2 本学は、本サービスによって取得した個人情報を、既に取得している利用者の個人情報と紐付けて保持することがあります。

 1 This university obtains user's personal information when users register and use this service.

 2 This university is subject to retain the personal information in this service linked with the user's personal information which had been obtained in advance.

 3 This university is subject to obtain the information such as user's IP address and usage environment from browser automatically and use it.

第4 個人情報取得の目的 / Article 4(Purpose of obtaining personal information)

本学が本サービスにおいて利用者の個人情報を取得する目的は、次の各号に掲げるとおりです。

 (1) 利用申込者の本人確認

 (2) 本学に関するお知らせの提供

 (3) 京都大学同窓会(その会員である団体を含む。以下同じ。)活動支援のための情報提供

 (4) 本サービスに関するお知らせの提供

 (5) 本学の業務の向上や改善のため、本学が必要と認めたアンケート等の送付

 (6) 本サービスの適切な運営・管理のための登録及び利用状況の把握

The purpose of obtaining user's personal information in this service is as follows.

 (1) Confirmation for ID of applicants for users.

 (2) Provision of the news related to this university

 (3) Provision of information for the activity support of reunion(including the members of the organization and so forth on.)

 (4) Provision of the news related to this service

 (5) Sending questionnaire needed to improve and enhance business performance in this university

 (6) To grasp the usage and registration for adequate management of this service

第5 個人情報の第三者への提供 / Article 5(Provision of personal information to others)

本学は、法令に定める場合を除き、利用者の個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者(このプライバシーポリシー第6第2項の委託先及び第7の共同利用者を除きます。)に提供しません。ただし、次の各号に掲げる場合は、利用者本人の同意なく個人情報を提供することがあります。

 (1) 行政機関、司法機関その他これらに準ずる機関から適法に照会があった場合

 (2) 利用者が、法令又は本学が定める規約等に違反した場合

 (3) 利用者の利用上の行為について、社会通念上問題があると判断された場合

 (4) 本学又は第三者の権利利益を保護するため必要とする場合

 1. This university uses user's personal information for the purpose excluding the ones mentioned in Ⅲ and doesn't provide others.(Excluding the cases based on laws.)

 2. This university doesn't provide user's personal information to outsides (excluding to Trustees in privacy policy 6-2 and to joint users in privacy policy 7)without their agreement .

However, this university is subject to provide personal information of users without their agreement in the following cases.

 (1) In getting inquiry legally by organization such as an administrative organ, judicial organ and others.

 (2) In case users violate the laws or regulations prescribed by this university.

 (3) User's actions are regarded to have problems in terms of conventional wisdom.

 (4) In needed to protect rights and interests of this university or outsiders.

第6 個人情報の管理 / Article 6(Management of personal information)

 1 本学は、保有する個人情報について正確性を保つとともに、その紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、不正アクセス、コンピュータウイルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。

 2 利用者にサービスを提供する目的で、本学が第三者に業務を委託する場合は、委託先に対し、必要な範囲に限定して利用者の個人情報を提供し、機密保持等の契約等を締結の上業務委託先の管理を適切に実施します。

 1. This university tells users to take steps for security measure for unauthorized access and computer virus to protects the accuracy of personal information retained as well as to prevent loss, damage, manipulation, leakage of personal information.

 2. In case this university entrusts business to others for the purpose of providing users this service, we will make a contract and perform the management of the partner entrusted.

第7 個人情報の共同利用 / Article 7 (Joint use of personal information)

本学は、本サービスによって取得した情報を含む利用者の個人情報を、京都大学同窓会との間で下記のとおり共同利用することがあります。

 (1) 目的 同窓会に関するお知らせ

 (2) 共同して利用する項目 氏名・生年月日・離籍年月、離籍時の所属組織・部局、メールアドレス等

 (3) 共同利用する個人データの管理について責任を有する者 京都大学同窓会

This university is subject to jointly use the user's information including the information obtained in this service with reunion in Kyoto University.

 (1) Purpose :The notice of reunion

 (2) Items to be jointly used: Name, Date of birth, Year of leaving, The organization and department in leaving, Mail address etc.

 (3) The one who has responsibility in managing personal data in jointly used: Reunion in Kyoto Universit.

第8 統計データの作成・利用 / Article 8(Usage and composing of statistics)

本学は、提供を受けた個人情報を基に、個人を特定できないよう加工した統計データを作成するとともに、何ら制限なく利用することができるものとします。

This university can compose the processed statistics based on the provided personal information so that nobody can specify the person and can use them without any restriction.

第9 プライバシーポリシーの改正について / Article 9(Amendment of privacy policy)

本学は、このプライバシーポリシーの全部又は一部を改正することがあります。重要な改正については、生涯メールアドレス宛ての通知その他本学が適当と判断する方法により、利用者にお知らせします。

This university is subject to amend some or all of the privacy policy. We will notice users for the important amendment by email to lifelong email address or by some measures judged to be appropriate.

第10 その他 / Article 10(Other)

このプライバシーポリシーに定めるもののほか、本サービスにおける個人情報の保護については、規程等の定めるところにより適切に実施します。

The items prescribed in this privacy policy as well as protection of personal information will be performed adequately prescribed in the regulations.


 平成28年2月1日制定

 平成29年7月13日一部改正

 Established (February 1, 2016)

 Partially revised (July 13, 2017)